Você, dev. Organiza seu e-mail? Aliás, você ao menos abre seu e-mail na empresa?
Existe um momento na carreira de um desenvolvedor que ele precisa usar o e-mail e esse choque de realidade é muito triste. Explico!
Atenção: Se você organiza toda sua inbox, sabe exatamente quais e-mails estão pendentes, quais você acompanha e quais você pode arquivar, esse artigo NÃO É PARA VOCÊ.
Por muito tempo, enquanto desenvolvedor, eu me mantinha atualizado usando insights como: Vocês viram aquele e-mail que recebemos? Ou então, o que vocês escolheram das opções que nos mandaram no e-mail? E lá ia eu buscar na lista infinita que ficava em meu inbox. O que eu nunca percebi (apenas de poucos anos para cá), é que esse costume não era apenas meu, mas vários desenvolvedores simplesmente ignoram e-mail, principalmente quando utilizamos ferramentas de comunicação que são externas ao e-mail. E isso que me deixou curioso, tanto que fiz um happy hour com os colegas do trabalho para falar sobre organização de workspace.
Vai chegar o momento na sua carreira que você terá de usar o e-mail e isso pode ocorrer por estar mudando para uma posição de gestão, liderança, por estar em um projeto que precisa de alinhamento com times externos, ou vários outros motivos. O fato é que isso vai acontecer e você pode acabar perdendo muito tempo pelo simples fato de não conseguir organizar suas tarefas. O que pode te gerar ansiedade e frustração.
Algo importante de destacar é que o que vou apresentar aqui não é nada que veio de algum estudo (pode até ter algumas inspirações no GTD, mas não uso em toda sua essência). O que vou apresentar aqui é a evolução constante de tentativas de organizar as informações que chegam até mim, sem que eu tenha de gastar muita energia focando em algo que eu não deveria estar focando naquele momento.
Mas como não perder o tracking das informações sem muito esforço?
Utilizo 2 entradas: A caixa de entrada do E-mail e o Google Keep e vou iniciar explicando brevemente como organizo o Google Keep e para que serve.
O Google Keep
Utilizo o
Google Keep para receber informações de fontes externas ao e-mail, ou seja, algo que solicitam em uma reunião, ou no WhatsApp, ou em alguma ferramenta de mensagem ou até mesmo algo que eu lembro que precisa ser feito. Eu cadastro em uma "lista de entrada" e no fim do dia eu distribuo em listas classificadas ou busco executar algumas delas. O objetivo aqui é não perder o que precisa ser feito e priorizar sempre de acordo com a importância de cada item.
A caixa de entrada do E-mail
A caixa de entrada do meu e-mail é configurada a partir de labels:
TODO,
WORKING,
FOLLOWING e claro "
Everything else".
O TODO é o lugar onde jogo itens que ainda não quero me preocupar ou que não vou priorizar, o WORKING são prioridades que estou o tempo todo olhando (essa aba sempre fica aberta, as demais ficam fechadas), FOLLOWING é algo que não tenho que agir, mas quero ser informado sobre as atualizações e o "Everything else" são todos os itens que chegam e ainda não foram classificados.
Vale lembrar que essas são labels para controlar o workflow e uso diversas outras para classificar o que é cada e-mail, pois quando concluo uma ação ou uma atividade que estão com uma dessas labels (TODO, WORKING, FOLLOWING), eu classifico dentro da categoria correspondente e arquivo.
Eu utilizo esse método tanto no e-mail pessoal, como no do trabalho e posso afirmar que isso ajuda até mesmo no controle da ansiedade por evitar que fiquemos olhando para algo, querendo solução, mas que depende de ações de terceiros ou que será feito em outro momento.
Outra técnica que utilizo é o recurso "snooze" que me permite adiar o recebimento do e-mail para uma data futura (utilizo isso muito em situações onde combino algo com alguém para uma determinada data via e-mail, então coloco esse e-mail para essa mesma data).
Conclusão, é que o Google Keep, por ser um todo list, é muito simples e flexível para coisas que não precisam de interação. Serve bem para situações pontuais: Como lembrar de falar com alguém, criar alguma planilha, atualizar algum documento, fazer algum ajuste em algum relatório, mandar algum e-mail (sim, você pode criar um item na lista do keep para te lembrar de mandar um e-mail), marcar uma reunião, resolver algum incidente, dar algum feedback. E o e-mail serve para coisas mais estruturadas, que necessitam de constante interação com alguém ou algum grupo, ou que precisa ficar registrado por qualquer motivo que seja.
Enfim, é isso, espero que te ajude =D
